Privacy Statement - AVG

Het bestuur van de Prins Bernhard Stichting heeft in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) het volgende ‘privacy statement’ opgesteld:

• Voor het goed kunnen beoordelen van verzoeken om financiële ondersteuning van individuen, acht het bestuur het noodzakelijk de volgende documenten van de aanvrager te ontvangen en te verwerken:
  • Naam, adres en woonplaats gegevens
  • Burgerlijke staat, geboortedatum en indien van toepassing de gezinssamenstelling
  • Gegevens over financiële / fiscale situatie en bijvoorbeeld schulden
  • Gegevens over gezondheid, voor zover deze relevant zijn voor de steunaanvraag
  • Gegevens om vast te kunnen stellen of aanvrager over een veteranenstatus beschikt
  • Het eventuele lidmaatschap van de BNMO
  
  De aanvrager geeft bij de aanvraag uitdrukkelijk aan toestemming te verlenen voor het verwerken van deze gegevens ten behoeve van het beoordelingsproces binnen het bestuur. De aanvrager dient deze - van een datum voorziene - verklaring persoonlijk te ondertekenen. Indien het desbetreffende individu minderjarig is, geven de ouders/verzorgers uitdrukkelijk toestemming voor het verwerken van de gegevens. De gegevens worden alleen gedeeld binnen het bestuur teneinde tot een afgewogen besluit te kunnen komen. Indien de aanvraag via een bedrijfsmaatschappelijk werker of een andere tussenpersoon wordt ingediend, dient de aanvrager zelf te ondertekenen. Dit kan niet worden gedaan door een derde.
  
  Indien deze uitdrukkelijke en ondertekende toestemming ontbreekt, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen en geretourneerd.
  
  Regelmatig wordt het bestuur van de PBS door andere (militaire) fondsen benaderd om financieel te participeren in grotere aanvragen. Persoonsgegevens die op deze wijze worden aangeleverd, worden op eenzelfde wijze behandeld als die van een rechtstreekse aanvrager.
• De gegevens worden opgeslagen in het geautomatiseerde systeem van Stichting De Basis, welk systeem is voorzien van een beveiligingspakket en worden slechts gedeeld met de bestuursleden die bij de besluitvorming zijn betrokken. Met Stichting De Basis is een verwerkersovereenkomst gesloten.
• De betreffende bestuursleden dienen de gegevens op te slaan op software dat is voorzien van een standaard beveiligingspakket. Nadat een aanvraag is gehonoreerd, dan wel afgewezen, worden de gegevens door de betrokken bestuursleden bewaard tot de goedkeuring van het eerstvolgende jaarverslag en daarna binnen 14 dagen verwijderd. Alleen de secretaris en de medewerkster van Stichting De Basis die de aanvragen verwerkt, houden een beperkte administratie aan. Een beknopt overzicht van de in een kalenderjaar uitgekeerde bedragen, gekoppeld aan een naam, voorletters, adres en een korte beschrijving van de casus, wordt 5 jaar bewaard. Dit i.v.m. het beleid dat men niet binnen 5 jaar een nieuwe aanvraag kan indienen.
• Persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden, met uitzondering van de medewerkster van de Stichting De Basis die de administratieve ondersteuning van de PBS verzorgt.
• Op verzoek van de aanvrager zullen alle persoonsgegevens terstond uit de fysieke en digitale dossiers worden verwijderd. De secretaris zal hiervan een aantekening maken.
• Met de volgende organisaties wordt een verwerkingsovereenkomst gesloten:
  • De accountant
  • Stichting De Basis
• Algemeen uitgangspunt: Persoonsgegevens van aanvragers worden niet langer dan noodzakelijk bewaard.
• Alle aanvragers hebben op basis van de AVG de volgende rechten:
  • inzagerecht in de persoonsgegevens die zijn geregistreerd. (niet in de interne correspondentie m.b.t. de besluitvorming),
  • recht op rectificatie,
  • recht op het wissen van gegevens,
  • recht op beperking van de verwerking,
  • recht op bezwaar,
  • recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit)
  • klachtrecht bij Autoriteit Persoonsgegevens.
• De vicevoorzitter is binnen het bestuur verantwoordelijk voor het handhaven van het privacy beleid. Vanuit die functie is dit bestuurslid ook verantwoordelijk voor het tijdig melden van datalekken. Ten minste één keer per jaar bespreekt het bestuur de privacy wetgeving en de bijbehorende manier van werken.

(BWHB versie 14-10-2025)